Varovanje osebnih podatkov zaposlenih

22/04/2021 urednik varovanje osebnih podatkov

Varovanje osebnih podatkov je aktualna tema vse odkar je 25.5.2018 v veljavo stopila t.i. GDPR Uredba. Delodajalci se štejejo za upravljalce zbirk osebnih podatkov, saj zbirajo, vpisujejo, hranijo in uničujejo osebne podatke delavcev. Delodajalci pa morajo poskrbeti za varovanje osebnih podatkov, tako da imajo ustrezno pravno podlago, ki jim omogoča obdelavo podatkov svojih zaposlenih.

Pravna podlaga, ki omogoča varovanje osebnih podatkov

Za obdelavo osebnih podatkov v okviru delovnih razmerij veljajo splošne pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov, kot so določene v 1. odstavku 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov. Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1) v 48. členu določa, da delodajalci ne smejo zbirati katerihkoli osebnih podatkov delavcev, temveč le tiste, ki jih potrebujejo za uresničevanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja.

Katere osebne podatke delavca lahko pridobi delodajalec?

Zasebna telefonska številka

Zasebno telefonsko številko delavca lahko delodajalec zahteva le na podlagi privolitve delavca, za namen lažjega in hitrejšega komuniciranja, če je to v interesu obeh. Delavec pa tega podatke ni dolžan razkriti. Če pa iz narave dela izhaja, da mora biti delavec stalno dosegljiv, mora delodajalec poskrbeti, da delavcu zagotovi ustrezno opremo – torej službeni mobitel.

Podatek o prejšnji plači

V varovanje osebnih podatkov delavcev ne spada podatek o plači pri prejšnjem delodajalcu. Delodajalec mora za potrebe izračuna nadomestila plač v primerih raznih bolniških odsotnosti razpolagati s podatki, ki mu omogočajo izračun nadomestila. Zato lahko delodajalec zahteva podatek o višini bruto prejemkov delavca in o številu ur, ki jih je delavec opravil v preteklem letu.

Predložitev kopij osebnih dokumentov

Varovanje osebnih podatkov delavcev določa tudi, da delodajalec za namene zbiranja podatkov npr. za pripravo pogodbe o zaposlitvi ne potrebuje fotokopij osebnih dokumentov, bančne kartice, izpisa iz poročne in rojstne matične knjige, temveč si relevantne podatke lahko zapiše v svojo evidenco zgolj z vpogledom v te dokumente.

Varovanje osebnih podatkov bodočih zaposlenih

Delodajalec lahko od kandidata za zaposlitev zbira le tiste osebne podatke, ki so potrebni za presojo o tem, ali ima kandidat ustrezna znanja in izkušnje oziroma ali izpolnjuje pogoje, določene v objavi prostega delovnega mesta. Pri tem mora upoštevati načelo najmanjšega obsega podatkov in nabor osebnih podatkov prilagoditi delovnemu mestu.

Varovanje osebnih podatkov zaposlenih na spletni strani

Delodajalec lahko objavi osebna imena, nazive ali funkcije, službene telefonske številke in naslove službene elektronske pošte predstojnika in tistih zaposlenih, katerih delo je pomembno zaradi poslovanja s strankami. Objava fotografij zaposlenih na spletni strani podjetja ali na družabnem omrežju je dopustna, če je to nujno zaradi narave delovnega razmerja (npr. slike fotomodela) ali če je podana prostovoljna privolitev posameznika. Če takšnih okoliščin ni, objava brez soglasja zaposlenega ni dopustna.